Định dạng Powerpoint 2007, 2003, 2010, 2013 - bài thuyết trình

Định dạng bài thuyết trình như thế nào là hợp lý và làm thế nào để định dạng những hình ảnh, chữ (text) trên 1 slide thuyết trình ?


- Bài viết hướng dẫn cách "Định dạng Powerpoint - Bài thuyết trình" dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn và làm rõ về vấn đề đó

Hướng dẫn cách định dạng Powerpoint trên Office Powerpoint 2007, đối với các phiên bản Office Powerpoint 2010, 2013 thì các bạn có thao tác tương tự. Trên Powerpoint 2003 các bạn gặp khó khăn hơn 1 chút về phần menu, nó không hiển thị rõ ra ngoài như các phiên bản sau này, nhưng để ý kỹ các bạn thấy nó nằm ở menu chức năng tương tự.

1. Cá nhân hóa định dạng bài thuyết trình
a. Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình của bạn
Giả sử rằng bạn làm việc cho Công ty du lịch Margie và công ty đang có chiến dịch mở rộng tour đến các nước nhiệt đới và và bạn muốn làm một bài thuyết trình nổi bật bằng cách tạo ra slide có một phong cách đặc biệt. Cách nhanh nhất để làm được điều này là bạn có thể sử dụng chức năng theme.

Theme có thể dễ dàng tạo ra bài thuyết trình chuyên nghiệp nhưng tốn ít thời gian cho từng phần trong slide như nền, nội dung text, bảng biểu và hình dạng. Chỉ với một vài cái click chuột đơn giản, bạn có thể thay đổi bài thuyết trình một cách nhanh chóng.

Trong ba slide ở hình trên cho thấy màu sắc được thay đổi rất dễ nhận thấy được. Nhưng nếu bạn nhìn kỹ phía bên trái slide, thì tiêu đề placeholder xuất hiện ở phía dưới slide, mặc dù ba slide đều sử dụng cùng một layout Title and Content.

Nếu bạn đã từng sử dụng PowerPoint 2003 hoặc phiên bản trước đây, có thể bạn đã quen sử dụng với thiết kế template. Nhưng với PowerPoint 2007, thiết kế template đã được thay thế bằng chức năng theme linh hoạt hơn.

b. Các thành phần của một theme
Theme thật sự quan trọng để tạo ra sự khác biệt trong cuộc cạnh tranh, chính vì vậy bạn không muốn bài thuyết trình cho tour du lịch đến các nước nhiệt đới giống như bất cứ một bài thuyết trình của các công ty khác. Thay đổi và tùy biến theme có thể làm cho bài thuyết trình của bạn dễ nhớ và ấn tượng hơn.

Theme là sự kết hợp bao gồm màu sắc, font chữ, hiệu ứng, hình nền được ứng dụng cho một hay nhiều slide hoặc toàn bộ bài thuyết trình. Theme nằm ở trong thư viện Themes trên tab Design. Khi chỉ con trỏ một lúc vào một mẫu theme trong thư viện, bạn có thể xem qua theme mà bạn muốn sử dụng cho bài thuyết trình, chức năng này được gọi là Live Preview (xem thử trực tiếp).

c. Thay đổi hoặc tùy biến theme
Chọn Colors, Fonts, hoặc Effects để thay đổi hoặc tùy biến các yếu tố của theme

Một cách khác để làm cho bài thuyết trình của bạn ấn tượng hơn các bài thuyết trình của công ty du lịch khác là thay đổi hoặc tùy biến theme bằng cách sử dụng chức năng tùy biến trên tab Design. Bạn cũng có thể thay đổi theme bằng cách sử dụng sự kết hợp gắn liền của màu sắc, font chữ và hiệu ứng hoặc tùy biến theme bằng cách tạo ra một sự kết hợp mới để sau này bạn có thể sử dụng theme riêng của mình.

d. Tùy biến màu sắc theme
1. Slide sử dụng theme Flow.

2. Cùng một slide nhưng được tùy biến màu sắc.

Chọn nút Colors, thư viện Theme Colors xuất hiện với tùy chỉnh màu sắc từ các theme. Để tạo ra một màu sắc riêng, chọn Create New Theme Colors ở phần dưới của thư viện Theme Colors.

e. Thay đổi màu nền của slide
1. Theme với tên gọi Flow với màu nền mặc định.

2. Kiểu màu nền có màu sắc đồng nhất.

3. Hình nền của bề mặt gỗ.

Sau khi tùy biến màu sắc, thì cũng nên thêm màu nền cho slide. Thực ra, tất cả slide đều có màu nền, còn slide mặc định có màu nền là màu trắng. Để thay đổi màu nền, chọn nút Background Styles trên tab Design. Kiểu nền được xác định bởi theme, khi theme thay đổi, thì mẫu màu nền trong thư viện cũng thay đổi.

f. Sử dụng một hình ảnh làm hình nền cho slide
Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh nào đó để làm hình nền cho bài thuyết trình của bạn thay vì chỉ sử dụng màu nền.

1. Có một số tab và cửa sổ nhiệm vụ cho hộp thoại Format Background, chuyển qua cửa sổ nhiệm vụ để thay đổi lựa chọn.

2. Để sử dụng một hình ảnh là hình nền thì chọn chức năng này.

3. Để chèn một hình ảnh từ một file, chọn File và sau đó đặt hình ảnh và xác định vị trí hình ảnh bạn muốn thêm vào. Để dán một hình ảnh từ Clipboard hoặc chương trình nào khác, thì sao chép một hình ảnh, sau đó chọn Clipboard. Để sử dụng clip art, thì chọn Clip Art và sau đó nhập nội dung mô tả clip trên hộp Search text.

g. Làm mờ ảnh nền của slide
1. Slide với hình nền gốc.

2. Slide sau khi sử dụng chức năng Washout (làm mờ).

Để thay đổi sự rực rỡ hay sự tương phản của một tấm hình, bạn sử dụng tùy chọn trong cửa sổ Picture trên hộp thoại Format Background. Click vào Recolor để mở thư viện, nơi mà bạn có thể áp dụng một hiệu ứng stylized như làm mờ một tấm hình và sau đó under Color Modes, click Washout.

h. Lưu trữ file với một theme mới
1. Chọn mút More để mở thư viện Theme.

2. Mở hộp thoại Save Current Theme, nơi bạn có thể lưu trữ theme của bạn.

3. Những Theme bạn đã tùy biến và lưu trữ xuất hiện tại nơi này.

2. Khám phá sức mạnh của Custom layout
a. Sức mạnh của layout
Những layout có sẵn trong thư viện trông có vẻ tốt, nhưng chúng không hẳn là những layout bạn muốn sử dụng. Chính vì bạn muốn có một bài thuyết trình ấn tượng trước sếp của bạn hay khách hàng. Bạn có thể thêm hình ảnh, logo của công ty bạn để tạo ra sự khác biệt với những bài thuyết trình khác. Chính vì vậy, bạn hãy tận dụng sức mạnh của layout để tạo nét riêng của mình.

b. Layouts và Placeholders
1. Title placeholder (vùng chứa tiêu đề) và Subtitle placeholders (vùng chứa tiêu đề phụ)

2. Nội dung text placeholder với placeholder được chọn

3. Nội dung placeholder được sử dụng cho nội dung text và nội dung slide như clip art, SmartArt graphics, tables, shapes, pictures và đồ thị.

4. Header and footer (Ngày, chân trang, số thứ tự slide) placeholders

c. Xem lại Sile Master
Cùng một side nhưng ở chế độ Normal view và Slide Master view.

Để mở Slide Master view, trên tab View, trong nhóm Presentation Views, chọn Slide Master.

d. Tạo ra một custom layout
Để thêm một custom layout:

1. Chọn Insert Layout.

2. Chèn mới một custom layout có bốn placeholder bao gồm một placeholder cho Title và ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang và Số thứ tự slide. Bạn cũng có thể xóa những placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab Slide Master.

3. Để dễ dàng sử dụng lại custom layout sau này, chọn nút Rename, nhập một cái tên để bạn dễ dàng nhớ trong hộp Layout name trong hộp thoại Rename Layout và sau đó chọn Rename.

e. Sử dụng custom layout của bạn
1. Trong slide thứ hai trong bài thuyết trình trước khi thêm layout.

2. Custom layout được chèn sau slide thứ hai.

Để chèn một custom layout trên tab Slide Master, trong nhóm Close, chọn Close Master View. Cách dễ nhất để thêm custom layout vào bài thuyết trình của bạn là trên tab Home, trong nhóm Slides, chọn New Slide và sau đó chọn Tropical vacation layout.