Quy trình Email Marketing – 5 bước cơ bản để bắt đầu

Để có được một chiến dịch Email Marketing hiệu quả, bạn cần đầu tư rất nhiều thời gian và công sức. Linkleads sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh những vấn đề cơ bản nhất để có được sự khởi đầu thuận lợi cùng email marketing với 5 lưu ý vàng sau:

Bước 1. Hiểu về Quy trình Email Marketing tổng quan

Xác định mục đích của chiến dịch Email Marketing

Những lý do quan trọng nhất để thực hiện một dự án như vậy gồm giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới, đề nghị giảm giá để tăng doanh số hoặc giải phóng sản phẩm dư thừa, hoặc củng cố thương hiệu và đưa tên tuổi ra ngày càng nhiều những người mua hàng tiềm năng.

Xây dựng danh sách Email

- Tập hợp một danh sách gửi email gồm các khách hàng tiềm năng. Vì nền tảng của thành công chiến dịch nằm ở phạm vi khách hàng nó có thể tiếp cận, đó là một bước khóa để tạo ra một chiến dịch email marketing thành công. Có rất nhiều cách một danh sách gửi email có thể được xây dựng. Bạn có thể dành một khu vực trên website mà khách ghé thăm có thể nhập địa chỉ email nhận ưu đãi. Bạn có thể sử dụng dịch vụ cung cấp danh sách email hợp pháp của bên thứ ba để tiết kiệm thời gian và công sức

Xác định hình thức Email Marketing

Email xúc tiến thương mại và bản tin là những chiến dịch email marketing phổ biến nhất. Một email xúc tiến thương mại quảng cáo sản phẩm và dịch vụ và thường kèm những khoảng ưu đãi/giảm giá đặc biệt để gửi đến người nhận. Những email xúc tiến thường ít thường xuyên hơn các bản tin, đó là hình thức truyền thông phổ biến giữ cho cơ sở khách hàng của bạn luôn được cập nhật về các sản phẩm, chào hàng và thông tin mới của công ty.

Thiết kế các yếu tố trong email

Trong việc học cách tạo ra một chiến dịch email marketing mạn, bạn có thể sử dụng một vài cách khác nhau để thiết kế. Bạn có gửi một email phong cách tiêu chuẩn với giao diện, kiểu cách đơn giản. Hoặc bạn cũng có thể thiết kế một chiến dịch bóng bẩy hơn sử dụng HTML hoặc phần mềm thiết kế đặc biệt để tạo ra phong cách độc đáo để dễ bắt mắt và thể hiện bộ mặt công ty hoặc dịch vụ một cách khó quên.

Lịch gửi email, thời gian gửi email

Thời gian email nằm trong hộp thư người nhận rất quan trọng đến tỉ lệ xem thư, click vào liên kết và chuyển đổi. Nếu email càng ở vị trí đầu tiên khi người nhận kiểm tra hộp thư thì cơ hội mở email khác nhau. Các email liên quan đến công việc có thể gửi cho người nhận trong thời gian đầu giờ làm việc. Nhưng những email liên quan đến sản phẩm/dịch vụ cá nhân thì nên gửi trong thời gian rảnh rỗi.

Đo lường, thống kê, báo cáo

Các phần mềm email marketing hiện nay hầu như đã có những chức năng đo lường cơ bản liên quan đến hoạt động gửi email. Ngoài ra còn kết hợp với những thông số khác liên quan đến hiệu quả website, hiệu quả trang đích.

2. Làm thế nào xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

Tạo mẫu đăng ký kết nối với phần mềm email marketing

Thông thường, một người lập trình có thể dễ dàng viết được mã HTML để tạo mẫu đăng ký email đưa lên website. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm email marketing, bạn nên sử dụng công cụ tự động cập nhật email đăng ký với cơ sở dữ liệu của phần mềm.

Đưa mẫu đăng ký lên website tại các trang đích

Thông thường các website có một hộp đăng ký nhận bản tin. Bạn cũng có thể đưa mẫu đăng ký lên bất cứ khu vực nào như dưới bài blog, trên một trang sản phẩm/danh mục cụ thể. Trên website, tùy vào mục đích, mức độ chọn lọc danh sách mà bạn có thể hiển thị những trường thông tin cần thiết yêu cầu người dùng cung cấp. Tuy nhiên, Linkleads khuyên bạn chỉ cần một trường bắt buộc là Email, và trường Tên tùy chọn. Sau quá trình xác nhận email, bạn có thể yêu cầu khách hàng bổ sung thêm các thông tin cần thiết khác.

Tạo ra những lưỡi câu

Khi đưa mẫu đăng ký lên website, bạn nên đưa ra ngắn gọn các quyền lợi mà người dùng có thể nhận được khi điền vào bản đăng ký để kích thích. Hoặc bạn cũng có thể có những lời chào mời miễn phí ngay lúc đó (ví dụ: một cuốn cẩm nang, một coupon giảm giá, …) để người dùng không ngần ngại cung cấp địa chỉ email để có được.

Xử lý danh sách email

Sau khi đã có danh sách email và các thông tin khác, bạn phân loại, chọn lọc theo các tiêu chí để đưa vào những chiến dịch nhất định, ví dụ những chiến dịch riêng theo vùng miền, chiến dịch dành cho những người thuộc nhóm tuổi nhất định, … hoặc những bản tin định kỳ được cá nhân hóa theo

Các cách thu thập địa chỉ email khác

Có rất nhiều mẹo để bạn thu thập email:
- Nhúng form hoặc gửi link đăng ký trên website, blog, trên các mạng xã hội.
- Tổ chức cuộc thi
- Khuyến mãi, giảm giá
- Tại điểm bán hàng
- Thu thập tại các hội thảo, sự kiện
- Từ danh sách khách hàng cũ
Điều cần thiết sau khi có được những địa chỉ email này là bạn xin phép được gửi email cho họ, và phân loại theo các bộ lọc đặc biệt khác để gửi những nội dung cá biệt hóa liên quan đến lịch sử mà họ có với công ty.

3. Lập kế hoạch chiến dịch email marketing

Xác định độc giả

Trước khi bắt đầu thiết kế, viết và gửi đi các chiến dịch, bạn cần xác định khán giả. Khi đã nắm bắt những người đọc email, sẽ dễ dàng hơn để xác định cần nói gì với họ.

Xác định nội dung

Khi đã biết mình chuẩn bị nói chuyện với ai, giờ là lúc nghĩ về điều bạn sẽ nói với họ. Đấy chính là nội dung. Nghĩ về lý do khán giả đăng ký, tập trung vào việc mang lại điều đó cho họ. Sẽ rất hữu ích để lập dàn ý những loại nội dung chung bạn có thể kèm vào từng chiến dịch. Sau đó, khi đã đưa hết vào bản tin, dàn ý này sẽ là một phần tham khảo có ích để đảm bảo bạn đi đúng đường.

Xác định tần suất và mục tiêu gửi

Không phải tất cả email đều có tần suất gửi đều nhau. Có những email cần ngày nào cũng gửi, cũng có những email gửi đều đặn hàng tuần như bản tin hàng tuần. Quan trọng nhất bạn phải quyết định thế nào tốt nhất cho bạn và khách hàng.
Từ đó, xác định bạn sẽ muốn đạt được gì từ chiến dịch email marketing. Bạn đang muốn thúc đẩy lượt truy cập? Giúp thúc đẩy doanh số? Tăng khách tham dự các sự kiện? Hãy lập mục tiêu cụ thể như thế cho các chiến dịch, sau đó theo dõi tiến độ một cách liên tục.

Lập lịch

Không phải ai cũng gửi theo một lịch đều đặn được, nhưng với nhiều người gửi email, việc có một tiến độ cụ thể rất hữu ích, ít nhất việc này sẽ tạo cho các bên liên quan: bên làm nội dung, thiết kế, và quản lý một hạn chót để tuân thủ.
Tiến độ thực hiện email marketing sẽ tùy theo ngành nghề, loại nội dung, tần suất gửi, v.v.

4. Thiết kế nội dung email

Tối ưu hóa thương hiệu

- Trường “Từ”: Gắn tên thương hiệu vào trường Từ
- Địa chỉ “Từ”: Sử dụng một địa chỉ dễ định danh.
- Trường “Tới”: Trường email nên được cá nhân hóa theo tên người nhận, không phải địa chỉ email của họ.
- Dòng tiêu đề: Sử dụng dòng tiêu đề nhiều thông tin, ngắn gọn và dễ nhận biết. Không VIẾT HOA TOÀN BỘ hay sử dụng từ rác, mặc dù yếu tố quan trọng nhất trong bộ lọc spam là uy tín tên miền. Tuy nhiên, các dòng tiêu đề có vai trò quan trọng khi uy tín thấp. Chỉ sử dụng các biểu tượng ký tự đặc biệt trong dòng tiêu đề khi phù hợp.

Đầu thư

- Phiên bản Online: Kèm một liên kết tới phiên bản trực tuyến của email của bạn.
- Văn bản trích dẫn: Một vài máy khách như Gmail/Outlook/iPhone cho phép tính năng xem trước/trích dẫn (thường giới hạn trong 100 ký tự hoặc ít hơn) Khi đó đoạn chữ sẽ được đẩy ra từ những dòng đầu của nội dung email. Sử dụng tài sản vô giá này để hỗ trợ dòng tiêu đề.

Bố cục email

- Bề rộng lý tưởng của email – 500 đến 650 px
- Bố cụ dọc được ưa thích hơn bố cục ngang
- Chữ và ảnh nên được sử dụng theo tỉ lệ phù hợp
- Sử dụng mục lục nếu bạn cần bao quát quá nhiều nội dung
- Nếu có nhiều sản phẩm/danh mục để hiển thị, nên có thêm thanh điều hướng
- Sử dụng 4-5 khu vực điều khiển để tạo điểm nhấn dẫn mắt người đọc đến các đề nghị quan trọng
- CTA cần rõ ràng bắt mắt.

Hiệu quả thị giác

- Phần hình ảnh/đồ họa phác họa rõ ràng các khu vực nội dung. Ảnh mang nhiều ý nghĩa hơn từ.
- Cần thêm màu nền và thẻ alt cho bất cứ bức ảnh nào được sử dụng.
- Cố gắng tránh ảnh nền xếp lớp với chữ. Nhiều máy khách không hỗ trợ ảnh nền.
- Đưa liên kết hợp lý vào header hoặc đề nghị sản phẩm.

Nội dung email

- Sử dụng câu và đoạn văn ngắn.
- Sử dụng các khoảng trống và cách dòng để phân biệt các khu vực nội dung với nhau.
- Sử dụng chữ đậm, tiêu đề con để làm nổi bật ý quan trọng.
- Sử dụng gạch đầu dòng dẫn các lợi ích.
- Sử dụng các font chuẩn mã Unicode như Arial, Tahoma, Times New Roman, và Verdana…
- Cỡ chữ chuẩn cho nội dung email là 14px và tiêu đề tối thiểu 22px để thư dễ đọc trên cả các điện thoại di động.
- Kiểm tra nhiều lần các lỗi chính tả và ngữ pháp.

Chân email

- Cung cấp chi tiết liên lạc hoàn chỉnh của Tổ chức.
- Không giấu nút hủy đăng ký.
- Kèm liên kết tới khu vực chính của website hoặc các danh mục sản phẩm/dịch vụ nếu có thể.
- Kèm các nút chia sẻ mạng xã hội/”Chuyển tiếp cho bạn bè” để tăng hiệu ứng lan tỏa.
- Thêm một dòng “Bạn nhận được email này vì ….” Để tránh bị phàn nàn thư rác.

5. Thống kê báo cáo và cách phân tích

Bounce rate – Tỉ lệ lỗi

Tỉ lệ phần trăm số email gửi đi không thể chuyển được đến hộp thư đến của người nhận.
Sử dụng thông số này để tìm ra các vấn đề với danh sách email của bạn. Có 2 loại lỗi để xem xét: lỗi cứng và lỗi mềm (“hard” bounce và “soft” bounce). Lỗi mềm liên quan đến vấn đề mang tính tạm thời với một email hợp lệ, ví dụ như hộp thư đầy hoặc vấn đề với máy chủ người nhận. Máy chủ người nhận có thể giữ các email này và chuyển đi ngay sau khi vấn đề được khắc phục, hoặc bạn có thể thử gửi lại thông điệp tới các soft bounce. Lỗi cứng liên quan đến các địa chỉ email không hợp lệ, đã khóa hoặc không tồn tại và những email này sẽ không bao giờ được gửi thành công.

Delivery rate – Tỉ lệ gửi email

Tỉ lệ phần trăm các email đã thực sự được gửi đến hộp thư của người nhận, tính bằng tổng các email gửi đi trừ đi số hard và soft bounce sau đó chia cho tổng số email được gửi đi.
Tỉ lệ gửi email là một bước cho sự thành công hay thất bại của email. Để có cơ hội tương tác với khách hàng hay khách hàng tiềm năng với một chiến dịch email, thông điệp đó phải được gửi đến hộp thư đến của họ.
Hãy làm sao để có tỉ lệ gửi đạt 95% trở lên. Nếu tỉ lệ của bạn giảm theo thời gian, có thể bạn đang gặp rắc rối với danh sách email của mình (vd. Quá nhiều địa chỉ không hợp lệ). Nếu một chiến dịch cụ thể có tỉ lệ gửi thấp hơn bình thường, hãy kiểm tra xem dòng tiêu đề và nội dung của thông điệp đó. Có thể có yếu tố nào đó bị cho là thư rác khi qua các tường lửa hoặc các ISP, dẫn đến có nhiều thông điệp bị chặn lại hơn bình thường.

List growth rate – Tỉ lệ tăng trưởng danh sách

Thông số đo lường sự phát triển của danh sách email tính bằng số người đăng ký mới trừ đi số người hủy đăng ký và số lần lỗi cứng trong một tháng nhất định, sau đó chia cho khối lượng danh sách ban đầu.
Tỉ lệ tăng trưởng danh sách rất quan trọng vì một chương trình email marketing tốt cần liên tục được làm tươi mới với những cái tên mới. Nhiều địa chỉ trong danh sách của bạn sẽ trở nên kém chất lượng hơn qua thời gian khi họ thay đổi công việc, đổi ISP hoặc chương trình email, hoặc do quên mật khẩu và đã sử dụng tài khoản mới.
Theo một nguồn của marketingsherpa, tỉ lệ làm mới của một danh sách email hàng năm có thể lên tới 25% hoặc cao hơn, đó là lý do tại sao bạn phải luôn nỗ lực thêm những liên hệ mới vào CSDL email của bạn.

CTR – Tỉ lệ click

Tỉ lệ khan giả click vào một liên kết chưa trong thông điệp email. Các tổ chức có thể đo lường tỉ lệ CTR bằng việc lấy số lượt click duy nhất chia cho số email được gửi đi, hoặc lấy tổng số click (gồm cả nhiều click bởi cùng một người nhận) chia cho số email được gửi đi.
Việc kiểm soát CTR email là một phần quan trọng trong việc phân tích email marketing, vì CTR thể hiện rằng liệu thông điệp có phù hợp và lời đề nghị có đủ hấp dẫn để khích thích hành động của người nhận. Nhưng CTR có thể rất khác nhau tùy theo loại thông điệp gửi đi. Ví dụ, các bản tin email thường có CTR cao hơn thông điệp quảng cáo và thông điệp giao dịch – ví dụ các hóa đơn bán hàng, và thường có tỉ lệ CTR cao nhất trong số các loại thông điệp mà công ty gửi đi. Do đó, tốt nhất bạn nên lập thang chuẩn cho CTR theo các loại email khác nhau mà bạn gửi đi.

Email Sharing – Chia sẻ email

Tỉ lệ phần trăm người nhận click vào nút chia sẻ để đăng nội dung email lên một mạng xã hội và/hoặc người click vào nút “chuyển tiếp cho bạn bè”
Tỉ lệ chia sẻ là dấu hiệu khác về giá trị và mức độ phù hợp của thông điệp email. Các lời đề nghị trong email được chia sẻ và chuyển tiếp ra ngoài danh sách tại chỗ bạn đang có có thể kết thúc như chiến dịch thực hiện thành công nhất của bạn, vì bạn đã tăng phạm vi tiếp cận của thông điệp đó bằng việc khai thác tính chất lan truyền của các mạng xã hội của người đăng ký.
Hãy theo dõi tỉ lệ chia sẻ của bạn cẩn trọng để khám phá ra những bài viết hay đề nghị nào có xu hướng được chia sẻ nhiều nhất, và sử dụng kiến thức khi lên kế hoạch cho các chiến dịch trong tương lai.

Conversion Rate – Tỉ lệ chuyển đổi

Tỉ lệ phần trăm của người nhận click vào một liên kết trong một email và hoàn thành một hành động được ưu tiên, ví dụ điền vào một biểu đăng ký hoặc mua một sản phẩm.
Tỉ lệ chuyển đổi là thông số tính hiệu quả quan trọng nhất trong một chiến dịch email. Tỉ lệ chuyển đổi càng cao chứng tỏ đề nghị dành cho khán giả của bạn càng phù hợp và hấp dẫn.
Tuy nhiên, tỉ lệ chuyển đổi tùy thuộc vào các yếu tố bên ngoài thông điệp email gốc, ví dụ như chất lượng trang đích.
Việc đo lường tỉ lệ chuyển đổi cần sự tích hợp giữa nền tảng email và chương trình phân tích website. Bạn có thể thực hiện việc tích hợp này bằng việc tạo ra các tracking URL cho các liên kết email để xác định nguồn click nào đến từ một chiến dịch email cụ thể.

Revenue Per Email Sent – Doanh thu từ mỗi email gửi đi

Thước đo ROI của một chiến lược email cụ thể, tính bằng cách lấy tổng doanh thu từ chiến dịch chia cho số email được gửi đi.
Thước đo này rất lý tưởng với các công ty bán hàng trực tuyến tạo ra rất nhiều doanh số trực tiếp từ các chiến dịch email. Một lần nữa, việc này cần sự tích hợp giữa ESP với nền tảng TMĐT hoặc nền tảng phân tích website. Nếu bạn đã theo dõi tỉ lệ chuyển đổi, bạn cũng có thể thu thập giá trị đơn hàng của từng lần chuyển đổi để thực hiện phép tính này.

Open Rate – Tỉ lệ mở

Tỉ lệ mở là thước đo nhiều marketer sử dụng để đo lường sự thành công của các chiến dịch, nhưng nó không đáng tin cậy vì nhiều lý do. Điều đầu tiên quan trọng, một email chỉ được coi là “được mở” nếu người nhận cũng nhận được ảnh nhúng trong thông điệp, và một tỉ lệ lớn máy khách của người dùng có chế độ chặn ảnh. Việc này nghĩa là dù họ có mở email, họ cũng không được đưa vào tỉ lệ mở, dẫn đến đó là thước đo không chính xác và không đáng tin cậy, và dẫn đến báo cáo thiếu các con số thật.
Mặt trái của việc báo cáo thiếu là thực tế rằng tỉ lệ mở có thể bị thao tác bằng việc viết những dòng tiêu đề bắt mắt, tạo cảm xúc khiến người đọc mở thư nhưng sau đó nội dung thông điệp khiến họ cảm thấy lạc lối. Vì lý do đó, tốt nhất nên tập trung vào tỉ lệ click là thước đó tốt hơn cho một email thành công.

Unsubscribe Rate – Tỉ lệ hủy đăng ký

Cũng như tỉ lệ mở, tỉ lệ hủy đăng ký không phải là bức tranh đáng tin cậy về chất lượng danh sách email. Nhiều người đăng ký đã chán nhận thông điệp từ thương hiệu của bạn sẽ không cần phải bấm hủy đăng ký. Họ có thể chỉ cần không mở, không đọc và không click vào thông điệp email của bạn.
Một lần nữa, theo dõi tỉ lệ click và tỉ lệ chuyển đổi là cách tốt hơn để kiểm soát tương tác và mối quan tâm của người đăng ký. Nhưng việc kiểm tra tỉ lệ hủy đăng ký hàng tháng cũng hữu ích để đo lường tỉ lệ tăng trưởng danh sách tổng thể, và để lường trước những biến động bất thường sau mỗi chiến dịch email cụ thể.

Sưu tầm.